por Vicente | Abr 27, 2023 | PROTECCION DATOS, RGPD
La reciente publicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, ha suscitado algunas preguntas entre nuestros clientes.
Esta ley aplica a las empresas que tengan más de 50 empleados y les obliga a establecer un canal de denuncias que garantice la privacidad y seguridad de las personas que informen sobre infracciones.
¿En qué afecta a la protección de datos si mi empresa necesita implantar un canal de denuncias?
1 Actualizar el Registro de Actividades de Tratamiento
El canal de denuncias es un tratamiento de datos específico a incluir en el Registro de Actividades de Tratamiento.
En las revisiones y auditorías anuales que realizamos a cada cliente, su consultor comprobará si la ley afecta a su empresa, y de ser así, añadirá este tratamiento a su Registro de Actividades de Tratamiento.
2 Contratos de encargado de tratamiento
Es frecuente colaborar con empresas externas para desarrollar el canal de denuncias. Por ejemplo:
- Con una empresa especializada en Compliance penal, para que gestionen integralmente todo el proceso.
- Con una empresa que proporciona un software como servicio para gestionar el canal.
- Con una empresa externa para realizar las investigaciones de cada denuncia.
- Con una empresa informática para desarrollar un canal propio
Contacta con nosotros si colaboras con cualquiera de estas empresas externas para que te preparemos el contrato de encargado de tratamiento que mejor se ajuste al servicio contratado.
3 Obligaciones en cuanto a la gestión del canal
Además de gestionar el canal de denuncias cumpliendo todos los requisitos de la Ley 2/2023, la empresa debe aplicar una serie de principios de tratamiento y medidas para garantizar la seguridad de los datos de las personas que se vean envueltas en estos procesos:
- Minimización: Es imprescindible limitar la recopilación de datos personales únicamente a aquellos que sean estrictamente necesarios para la investigación y resolución de la denuncia. Evitar recopilar información irrelevante o excesiva que no esté directamente relacionada con el caso.
- Confidencialidad: Mantener la denuncia y toda la información relacionada de forma estrictamente confidencial, estableciendo medidas de control de acceso que garanticen que sólo aquellas personas involucradas en el proceso de investigación tengan acceso a los datos pertinentes.
- Conservación: Los datos personales relativos a las informaciones recibidas y a las investigaciones internas solo se conservarán durante el período que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con esta ley. En particular, se tendrá en cuenta lo previsto en los apartados 3 y 4 del artículo 32. En ningún caso podrán conservarse los datos por un período superior a diez años.
- Protección física: Si se llevan a cabo tratamientos de datos en formato físico, utilizar carpetas o archivos para almacenarlas y protegerlas de pérdidas, daños o robos y si es posible, guardarlas en áreas separadas etiquetándolas con códigos para facilitar su organización y búsqueda.
- Registros de acceso: En caso de que haya más de una persona autorizada, es aconsejable llevar un registro de accesos a las denuncias físicas que incluya información como la fecha, hora y motivo del acceso para hacer un seguimiento de quién ha consultado los registros en caso de detectarse alguna irregularidad
- Destrucción adecuada: Establecer procedimientos claros para la destrucción segura de las denuncias físicas cuando ya no sean necesarias o cuando se cumpla el plazo de retención legal. Podéis utilizar trituradoras de papel o servicios especializados en la destrucción de documentos confidenciales para asegurar de que la información sea irreparablemente eliminada
4 Participación del DPO
Si la empresa dispone de Delegado de Protección de Datos / Data Protection Officer (DPO), éste deberá participar en la definición y puesta en marcha de este nuevo tratamiento de datos personales.
Pero si la empresa no estaba obligada a nombrar DPO, implantar un canal de denuncias tampoco obliga a nombrarlo.
El borrador que circulaba antes de la publicación en el BOE de la ley, sí incluía esta obligación. Pero la publicación definitiva de la ley, deja claro en su artículo 34 que esta obligación se limita a la Autoridad Independiente de Protección del Informante, que nombrará el Gobierno en un futuro, y a otras Autoridades Independientes que en su caso se constituyan (si las Comunidades Autónomas deciden hacerlo)
Imagen gracias a Kristina Flour
por Vicente | Sep 26, 2018 | email marketing, PROTECCION DATOS, RGPD, Whatsapp
El Whatsapp es un canal estupendo para entablar conversación con un cliente potencial. Muy útil para que un cliente potencial pueda recibir una propuesta comercial personalizada de manera rápida y ágil.
Si en la propia conversación el cliente nos confirma su interés en nuestro servicio, genial, pero si al terminar la conversación, no se hace cliente, no disponemos del consentimiento de la persona para utilizar sus datos para otra finalidad. (Enviarle ofertas comerciales a posteriori)
¿Cómo añadimos a este contacto a nuestra lista de suscriptores para email marketing?
Una buena manera de solucionarlo es terminar la conversación con una invitación del tipo:
Si el precio que tenemos hoy no le encaja, tenga en cuenta que a veces tenemos unas promociones geniales pero sólo para suscriptores. Le recomiendo que se apunte aquí:
https://www.adelopd.com/ofertas-privadas/
Este texto de arriba se puede enviar por whatsapp para cerrar una conversación, y el cliente sólo tiene que poner su email y darle al botón «Enviar», con este sistema lo habremos podido añadir a nuestro tratamiento de Marketing, con todos los elementos que recomienda la Agencia de Protección de Datos.
por Vicente | Sep 21, 2018 | menores, PROTECCION DATOS, RGPD
¿Cuándo se alcanza la mayoría de edad en protección de datos?
Este es un criterio muy importante, ya que cualquier empresa que recabe datos de interesados (por ejemplo una academia) ha de tener claro si la ficha de inscripción necesita la firma del padre o basta con la del alumno.
El RGPD permite a los estados miembros establecer una edad inferior para otorgar el consentimiento, siempre que no sea menor de 13 años.
En el caso de España, el Reglamento de Desarrollo de la LOPD fija la edad a partir de la que el consentimiento de los menores es válido en los 14 años con carácter general.
Será la nueva ley orgánica de protección de datos, norma que todavía está en tramitación parlamentaria, la que fije dicha edad. Hasta que se apruebe la misma, y en base al considerando 41 del RGPD, seguirá siendo aplicable lo dispuesto en el Reglamento de desarrollo de la LOPD, es decir, 14 años.
Fuente: Consulta vinculante de la Agencia Española de Protección de Datos.
por Vicente | Jun 3, 2018 | Derechos, RGPD
El nuevo RGPD nos otorga a los ciudadanos un conjunto de derechos más extenso y concreto que la anterior legislación.
La Agencia Española de Protección de Datos ha preparado una infografía con el resumen de estos derechos y que os reproducimos aquí: (más…)
por Vicente | May 28, 2018 | consentimiento, email marketing, RGPD, SPAM
¿Es necesario el consentimiento para enviarles informacíon comercial a quienes ya son clientes?
La asociación de banca envió una consulta a la Agencia Española de Protección de Datos en el que le preguntó, entre otras cuestiones, si utilizando como base del tratamiento el interés legítimo del proveedor era legal enviar información comercial a alguien que ya era cliente.
La AGPD evacuó un informe en que respondía a estas cuestiones, y aparentemente sí: https://www.aepd.es/media/informes/2017-0195-interes-legitimo-portabilidad-y-blanqueo.pdf
En la página 4 de dicho informe, cita literalmente: «el tratamiento de datos personales con fines de mercadotecnia directa puede considerarse realizado por interés legítimo»
En la página 5 ahonda sobre este concepto, matizando que para no incumplir la LSSI, será válido siempre y cuando sean comunicaciones comerciales referentes a productos o servicios de su propia empresa que sean similares a los que inicialmente fueron objeto de contratación con el cliente.
También aclara que: «En todo caso, el prestador deberá ofrecer al destinatario la posibilidad de oponerse al tratamiento de sus datos con fines promocionales mediante un procedimiento sencillo y gratuito, tanto en el momento de recogida de los datos como en cada una de las comunicaciones comerciales que le dirija«.
Así pues, siempre que informemos (al recabar sus datos y/oen la política de privacidad) con una frase que especifique que una de las finalidades del tratamiento de clientes es el envío de información comercial relativa a productos y servicios similares a los que tenga contratados, y que puede oponerse al envío de estas comunicaciones comerciales, sí es legítimo enviarle correos comerciales a los clientes aún cuando no tengamos su consentimiento expreso (y siempre y cuando se trate de productos similares a los que ya haya adquirido el cliente).
por Vicente | May 18, 2018 | consentimiento, RGPD
Estos días estamos recibiendo un bombardeo de todo tipo de empresas (muchas de ellas muy grandes), en la que nos piden «renovar el consentimiento para poder mantener la relación«.
¿Por qué están haciendo esto? ¿Tenemos que hacerlo todos?
El artículo 6 RGPD establece las bases que legitiman un tratamiento de datos personales. Son las siguientes:
- Que el interesado haya prestado su consentimiento para fines específicos. (Ej: Consentimiento para recibir información o publicidad)
- Que el tratamiento sea necesario para la ejecución de un contrato del que el interesado es parte o para aplicar, a petición del interesado, medidas precontractuales. (Ej: Para hacer una compra en una tienda online, para completar el pedido, el vendedor necesita saber los datos del comprador)
- Que el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de una obligación legal del responsable del tratamiento. (Ej: Las empresas están obligadas a comunicar a la AEAT aquellos clientes y proveedores con los que tienen un volumen de operaciones de más de 3000 euros anuales)
- Que el tratamiento sea necesario para proteger intereses vitales del interesado u otra persona física. (Ej: Un médico que necesita acceder al historial médico de una persona inconsciente para poder aplicarle un tratamiento e intentar salvarle la vida)
- Que el tratamiento sea necesario para el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos al responsable del tratamiento.(Ej: Los Ayuntamientos están obligados a mantener un padrón municipal de los residentes)
- Que el tratamiento sea necesario para satisfacer un interés legítimo perseguido por el responsable del tratamiento o por un tercero, siempre que no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado. (Por ejemplo el derecho de una empresa a instalar cámaras de videovigilancia)
Las primera base de legitimación (el consentimiento del interesado), CAMBIA con el nuevo RGPD. Dicho consentimiento ha de ser:
LIBRE: Prestado sin condicionantes como una rebaja en el precio, o a cambio una descarga de un ebook gratuito. Por ello si recabaste el consentimiento a cambio de descargar un ebook, se puede interpretar que no fue del todo libre, y como medida preventiva deberías renovar el consentimiento.
ESPECÍFICO: Si vamos a tratar los datos con varias finalidades, es conveniente tener una casilla específica para cada finalidad. Si recabaste los datos con una finalidad principal (ej: Atender la petición de un formulario de contacto o de una solicitud de oferta) y una secundaria (enviarle publicidad), ahora no puedes utilizarlos para la secundaria si no renuevas su consentimiento.
INFORMADO: Se tiene que haber informado a la persona de quién es el Responsable del tratamiento, la finalidad del mismo, y cuáles son sus derechos. Si no informaste de estos términos, tendrás que renovar el consentimiento.
INEQUÍVOCO: Fruto de una acción positiva, como marcar una casilla, pulsar un botón (ej: Acepto el uso de cookies) o entrar a un local que tiene bien visible el cartel de videovigilancia antes de acceder al recinto videovigilado (no me pueden grabar si no entro yo voluntariamente). Si obtuviste el consentimiento con una casilla «premarcada», o de forma tácita ( ej «si usted no se opone en el plazo de un mes, sus datos serán cedidos a …») has de renovar el consentimiento.
Si el consentimiento fue libre, específico, informado e inequívoco, no necesitas renovarlo.
El RGPD va a aplicarse a partir de ahora. Nos espera un tiempo de interpretación en que se irán aclarando dudas, a través informes de la AGPD (que irá publicando en los próximos años) y de la jurisprudencia que se irá creando. Hasta entonces, nuestro consejo es ser precavidos en la interpretación del RGPD.
