Para cumplir las obligaciones derivadas del Estado de Alarma, debido al COVID-19, las empresas debemos utilizar el teletrabajo en todos los casos en que sea posible.
Para ayudaros a que podáis implantar una estrategia de teletrabajo exitosa, y que resulte compatible con la LOPD y el RGPD, debemos tener en cuenta las medidas de seguridad que deben aplicarse dependiendo de la forma en que el trabajador vaya a utilizar.
Teletrabajo en dispositivo de empresa o propiedad del trabajador
Siempre que sea posible, es preferible utilizar los dispositivos (Portátiles, tablets, o PC) de la empresa, ya que los dispositivos de los trabajadores, que utilizan en su vida privada, no siempre tienen los sistemas operativos actualizados, los sistemas de protección (antivirus y firewall) activados, y en ocasiones pueden haber instalado programas informáticos de procedencia no verificada.
Si un trabajador va a emplear su ordenador personal para trabajar, le recomendamos que utilice un PC con las mismas medidas de seguridad que recomendamos a los equipos informáticos de la empresa:
– Con un sistema operativo seguro (si es un windows, usar windows 10, o en su defecto, windows 8. No utilizar versiones más antiguas).
– Con el sistema operativo actualizado para que disponga de los últimos parches de seguridad.
– Con antivirus y firewall actualizados y activos.
De poco sirve tener una empresa blindada en el lado del servidor, si al final el trabajador se conecta desde su casa con un windows xp o un windows 7 con troyanos.
Conexión a los servidores y recursos internos.
VPN Segura.
Si dispone de un servidor local, que resulta accesible a los equipos informáticos conectados a la intranet, la manera recomendable de teletrabajar es:
– Configurar el servidor con un firewall que acepte conexiones remotas a través de VPN (Red privada virtual).
– Configurar el acceso de los equipos remotos al servidor Limitando los accesos al servidor a conexiones autenticadas mediante certificado digital o seguridad de doble factor.
En general no es nada recomendable dejar un servidor accesible por internet protegido exclusivamente por usuario/contraseña. O utilizas certificados digitales o utilizas sistemas de acceso con seguridad de doble factor. (Que envíen una segunda clave por SMS o código de APP en teléfono móvil del trabajador)
– Configurar los equipos en movilidad una conexión remota al servidor mediante VPN con certificado digital, de forma que pida una contraseña al trabajador antes de cargar el certificado digital y realizar la conexión.
Software de control remoto.
Una manera menos recomendable pero que utilizan algunas empresas es instalar en el equipo local del trabajador un programa de control remoto (Ejemplo: Teamviewer) y dejar el ordenador local conectado, para que el trabajador pueda conectarse a ese equipo desde el exterior, y trabajar como si estuviese físicamente en el equipo de la oficina.
Si por cualquier motivo, necesita trabajar de este modo, le recomendamos que no utilice la conexión por defecto (mediante ID de equipo y contraseña) sino que registre su cuenta de correo electrónico, y habilite la seguridad de doble factor para conectarse a su cuenta.
De este modo para conectarse al pc de la oficina desde un equipo desconocido, no bastará con la contraseña, sino que recibirá un código de verificación (normalmente en el teléfono móvil del trabajador) para conectarse si ha acertado la contraseña.
Uso de datos en la nube.
Si utiliza servicios en la nube para almacenar ficheros ofimáticos (Dropbox, Google Drive, Microsoft OneDrive, Apple Cloud o similares) recomendamos activar siempre la seguridad de doble factor.
Copia de archivos en dispositivos portátiles.
Si el trabajador necesita llevarse archivos de la empresa para teletrabajar, en un pendrive o disco duro externo, recomendamos que lo haga en un dispositivo cifrado.
De todos modos, si por las circunstancias excepcionales, como las actuales con el COVID-19, podríamos obviar esa exigencia de cifrado si el trabajador se va directo de la oficina a su casa, y ese dispositivo no sale de su domicilio hasta el día que tenga que volver a la oficina una vez pase la crisis del virus.
