Obligaciones de las escuelas infantiles

Cada escuela infantil está obligada a cumplir la Ley Orgánica de Protección de Datos (Ley 3/2018) y el Reglamento General de Protección de Datos. Sus obligaciones son básicamente las siguientes.

Acceso a datos de los escolares

Has de poder gestionar toda la documentación (expedientes, facturas…) conforme a la legislacíon de protección de datos.

En Adelopd te ayudamos a gestionar la relación con tus clientes.

Registro de Actividades de Tratamiento

Cada escuela infantil ha de tener preparado, a disposición de la Agencia Española de Protección de Datos, un documento denominado «Registro de Actividades de Tratamiento de Datos Personales», en el que se detalle:

• Base jurídica que legitima el tratamiento
• Fines del tratamiento
• Colectivo de personas afectadas
• Categorías de datos que se tratan
• Categorías de destinatarios a los que se pueden comunicar datos personales
• Transferencias internacionales
• Plazos de supresión de los datos personales
• Medidas de seguridad aplicables

Proveedores con garantías suficientes

Su escuela infantil necesita proveedores: asesorías, proveedor de actividades con menores, etc, una obligación muy importante es elegir proveedores con suficientes garantías en materia de protección de datos, así como tener firmados los contratos con los proveedores con las cláusulas de confidencialidad y protección de datos. El no hacerlo así, puede tener graves consecuencias para tu escuela.

Responsabilidad Activa

Todas las escuelas que gestionen datos personales han de respetar el principio de «Responsabilidad Activa» que consiste en prevenir y reaccionar ante los cambios técnicos y legales que puedan afectar a la gestión de la privacidad. Para poder acreditar este principio, han de estar pendientes de las herramientas, guías, directrices y orientaciones que publique la Agencia Española de Protección de Datos. Para una escuela infantil es de aplicación directa:

• La Guía para centros educativos.

Adelopd monitoriza todas las publicaciones de la Agencia Española de Protección de Datos, informando a tu escuela y actualizando la documentación necesaria para acreditar el cumplimiento de este principio.

Empleados de la escuela infantil

A los empleados de la escuela (profesores, conserjes, encargados de mantenimiento, etc) es necesario:

• Informarles debidamente de que tratamos sus datos y de sus derechos.
• Recabar su compromiso de confidencialidad.
• Actualizar el Registro de Actividades de Tratamiento.
• Suscribir un contrato con la asesoría que elabora su nómina, etc.

Nosotros nos encargamos de todas las gestiones y dejamos todos los documentos en la plataforma, siempre al día y sin papeles.

Uso de imágenes

Para poder realizar fotos o vídeos en las actividades que se puedan realizar, debes recabar un consentimiento por escrito de los padres en caso de que se trate de menores de edad y del interesado si es mayor de edad.

Monitorización remota padres

¿Tu escuela dispone de la monitorización para padres?

Este sistema permite ver a los padres qué están haciendo sus hijos en la escuela desde su móvil, tablet u ordenador a tiempo real.

Para disponer de esta monitorización la escuela debe tener permiso por escrito de todos los padres como que sus hijos están siendo grabados. Si algún niño no tiene dispone de ella no puede aparecer en las grabaciones.

«Carpeta marrón»

«Carpeta marrón» es como apodamos al lugar donde se guardan los documentos delicados o de alto riesgo, como puede ser la salud.

No todo el personal puede acceder a este tipo de información, solo aquellos autorizados para hacerlo previo registro de acceso para saber quién, cuándo y por qué se ha accedido a esa documentación. En caso de urgencia sí que podría entrar cualquier empleado del centro.

Gestión integral informatizada

Toda la documentación relativa a protección de datos que tu escuela infantil está obligada a gestionar, la elaboramos y te la dejamos preparada en nuestra plataforma de gestión integral informatizada. La gran ventaja que tiene este sistema es que podemos reaccionar rápidamente y adaptar la documentación a los criterios que vaya estableciendo la Agencia Española de Protección de Datos, cumpliendo así perfectamente el principio de Responsabilidad Activa.

Asesoramiento continuo

¿Estás pensando en contratar una plataforma para gestionar tu escuela?

¿Tienes dudas sobre qué contestar a ciertas peticiones de los padres?

¿Cuál es la mejor manera de gestionar la información médica imprescindible (alergias, intolerancias, etc)?

Para cualquier duda que surja en tu escuela infantil, estamos a tu disposición.

Asistencia en caso de Inspección

Asistimos a tu escuela infantil para responder requerimientos, incluyendo el asesoramiento ante procedimientos de inspección de la Agencia Española de Protección de Datos.

Garantía de servicio. Seguro R.C.

Somos especialistas en protección de datos y nos comprometemos a asesorarte y ayudarte a gestionar las obligaciones en materia de protección de datos con la mayor diligencia. La calidad en el asesoramiento te la garantizamos además, con un seguro de responsabilidad civil con un capital asegurado de 600.000 euros para responder ante cualquier deficiencia en el asesoramiento en protección de datos que resulte en un perjuicio para tu escuela infantil.