Obligaciones de Comunidad de Propietarios
Cada comunidad de propietarios está obligada a cumplir la Ley Orgánica de Protección de Datos (Ley 3/2018) y el Reglamento General de Protección de Datos. El hecho de tener contratado un administrador, no le exime de la responsabilidad de gestionar correctamente sus obligaciones, que son básicamente las siguientes.
Información a propietarios
Todas las Comunidades de Propietarios están obligadas a tratar los datos de los copropietarios para cumplir las obligaciones impuestas en la Ley de Propiedad Horizontal: Enviarles la convocatoria para la Asamblea General para aprobar los presupuestos y las cuentas anuales, enviarles el Acta de la Asamblea con los resultados de las votaciones, contactar con ellos si se precisa acceder a alguna propiedad para realizar el mantenimiento de un elemento común, etc.
Pero aunque el tratamiento sea obligatorio por ley, no exime a la Comunidad de la obligación de acreditar el deber de información a los copropietarios.
Una manera de hacerlo consiste en obtener la firma de cada propietario sobre una «Hoja Informativa sobre protección de datos», pero existen otros procedimientos legalmente válidos, que conllevan mucho menos papeleo.
Deje que le asesoremos sobre los protocolos más sencillos para acreditar esta obligación sin multiplicar la burocracia.
Acceso a datos de la Comunidad
La Ley de Propiedad Horizontal obliga al Administrador a custodiar, a disposición de los propietarios la documentación de la comunidad. Pero El Tribunal Constitucional señala que CADA SOLICITUD DEBERÁ EXAMINARSE PARA DETERMINAR, si el acceso a la documentación cumple el principio de proporcionalidad y resulta idóneo, necesario y equilibrado para la finalidad perseguida, en caso contrario no procederá el acceso a la documentación. En Adelopd revisamos estas solicitudes para que la Comunidad no cometa infracciones graves. Compruébelo en este video.
Registro de Actividades de Tratamiento
Cada Comunidad de Propietarios ha de tener preparado, a disposición de la Agencia Española de Protección de Datos, un documento denominado «Registro de Actividades de Tratamiento de Datos Personales», en el que se detalle:
- Base jurídica que legitima el tratamiento
- Fines del tratamiento
- Colectivo de personas afectadas
- Categorías de datos que se tratan
- Categorías de destinatarios a los que se pueden comunicar datos personales
- Transferencias internacionales
- Plazos de supresión de los datos personales
- Medidas de seguridad aplicables
Videovigilancia
Si su Comunidad tiene instalado o prevé instalar un sistema de videovigilancia, hay que reflejar este tratamiento en el registro de actividades del tratamiento, es necesario suscribir un contrato con la empresa instaladora / mantenedora, y también ubicar los carteles informativos normalizados.
Los carteles adaptados a la Ley 3/2018 se estructuran con una información en dos capas. La segunda capa de información adicional, la ubicamos en un apartado en nuestra web:
- Para que contenga toda la información requerida en la legislación,
- Para poder actualizarla fácilmente sin necesidad de sustituir los carteles.
Este sistema nos permite reaccionar rápidamente ante cambios en las circunstancias de su comunidad o ante publicaciones de la Agencia Española de Protección de Datos.
Tenemos amplia experiencia en Videovigilancia para comunidades de propietarios, y podemos resolver cualquier duda legal relativa a la orientación, acuerdos necesarios para su instalación, en qué casos es legal la instalación de videocámaras privadas de un propietario sin acuerdo de la asamblea, etc.
Proveedores con garantías suficientes
Su comunidad necesita proveedores: Electricistas, fontaneros, cerrajeros, pintores, empresas multiservicios, etc, Una obligación muy importante es elegir proveedores con suficientes garantías en materia de protección de datos, así como tener firmados los contratos con los proveedores con las cláusulas de confidencialidad y protección de datos. El no hacerlo así, puede tener graves consecuencias para su comunidad. Compruébelo en este video.
Responsabilidad Activa
Todas las entidades que gestionen datos personales han de respetar el principio de «Responsabilidad Activa» que consiste en prevenir y reaccionar ante los cambios técnicos y legales que puedan afectar a la gestión de la privacidad. Para poder acreditar este principio, han de estar pendientes de las herramientas, guías, directrices y orientaciones que publique la Agencia Española de Protección de Datos. Para una Comunidad de Propietarios son de aplicación directa:
- La Guía de Administradores de Fincas y Comunidades de Propietarios.
- La Guía de Videovigilancia.
Adelopd monitoriza todas las publicaciones de la Agencia Española de Protección de Datos, informando a su Comunidad, y actualizando la documentación necesaria para acreditar el cumplimiento de este principio.
Empleados de la Comunidad
Si la Comunidad tiene empleados (portero, jardinero, personal de mantenimiento, etc) es necesario:
- Informarles debidamente de que tratamos sus datos y de sus derechos.
- Recabar su compromiso de confidencialidad.
- Actualizar el Registro de Actividades de Tratamiento.
- Suscribir un contrato con la asesoría que elabora su nómina, etc.
Nosotros nos encargamos de todas las gestiones y dejamos todos los documentos en la plataforma, siempre al día y sin papeles.
Portal de Derechos
La Agencia Española de Protección de Datos, en su Hoja de Ruta para implantar la LOPD recomienda a todos los que están obligados a Adoptar los MECANISMOS Y PROCEDIMIENTOS para el ejercicio de derechos utilizando servicios web siempre que sea posible.
Aunque su Comunidad no tenga una página web propia, podemos habilitar un Portal de Ejercicio de Derechos, que permite a las personas interesadas gestionar sus derechos «como la AEPD manda».
Tenemos información ampliada en este enlace: Portal de Derechos de Comunidades de Propietarios.
Confíanos la protección de datos de tu comunidad
Somos especialistas en protección de datos Contactar Adelopd Fincas
Gestión integral informatizada
Toda la documentación relativa a protección de datos que tu Comunidad de Propietarios está obligada a gestionar, la elaboramos y te la dejamos preparada en nuestra plataforma de gestión integral informatizada. La gran ventaja que tiene este sistema es que podemos reaccionar rápidamente y adaptar la documentación a los criterios que vaya estableciendo la Agencia Española de Protección de Datos, cumpliendo así perfectamente el principio de Responsabilidad Activa.
Asesoramiento continuo
¿Cual es procedimiento correcto para actuar ante un moroso que debe dinero a la comunidad para hacer compatible la Ley de Propiedad Horizontal y la Ley de Protección de Datos?
¿Tiene derecho un propietario a instalar una cámara para vigilar su garaje? ¿Qué requisitos ha de cumplir y cual ha de ser el procedimiento?
Trabajamos en estrecha colaboración con el Administrador de su finca.
Y para cualquier duda que surja en tu Comunidad, estamos a tu disposición.
Asistencia en caso de Inspección
Asistimos a tu Comunidad para responder requerimientos, incluyendo el asesoramiento ante procedimientos de inspección de la Agencia Española de Protección de Datos,
Garantía de servicio. Seguro R.C.
Somos especialistas en protección de datos y nos comprometemos a asesorarte y ayudarte a gestionar las obligaciones en materia de protección de datos con la mayor diligencia. La calidad en el asesoramiento te la garantizamos además, con un seguro de responsabilidad civil con un capital asegurado de 600.000 euros para responder ante cualquier deficiencia en el asesoramiento en protección de datos que resulte en un perjuicio para tu comunidad.
