Obligaciones de los clubes deportivos

Cada club deportivo está obligado a cumplir la Ley Orgánica de Protección de Datos (Ley 3/2018) y el Reglamento General de Protección de Datos. Sus obligaciones son básicamente las siguientes.

Acceso a datos de socios y deportistas

Gestionar correctamente los datos de los deportistas (tanto los que están federados como los que no) y de los socios es muy importante para no ser sancionado. La Ley Orgánica 1/2002, reguladora del Derecho de Asociación obliga a disponer de documentación a disposición de los socios. Por analogía al funcionamiento de las Comunidades de Propietarios, una interpretación del Tribunal Constitucional señala que CADA SOLICITUD DEBERÁ EXAMINARSE PARA DETERMINAR, si el acceso a la documentación cumple el principio de proporcionalidad y resulta idóneo, necesario y equilibrado para la finalidad perseguida, en caso contrario no procederá el acceso a la documentación. En Adelopd lo revisamos todo para queel club deportivo no cometa infracciones graves.

Registro de Actividades de Tratamiento

Cada club deportivo ha de tener preparado, a disposición de la Agencia Española de Protección de Datos, un documento denominado «Registro de Actividades de Tratamiento de Datos Personales», en el que se detalle:

• Base jurídica que legitima el tratamiento
• Fines del tratamiento
• Colectivo de personas afectadas
• Categorías de datos que se tratan
• Categorías de destinatarios a los que se pueden comunicar datos personales
• Transferencias internacionales
• Plazos de supresión de los datos personales
• Medidas de seguridad aplicables

Proveedores con garantías suficientes

Tu club deportivo necesita proveedores: equipajes, material deportivo, médico, etc, Una obligación muy importante es elegir proveedores con suficientes garantías en materia de protección de datos, así como tener firmados los contratos con los proveedores con las cláusulas de confidencialidad y protección de datos. El no hacerlo así, puede tener graves consecuencias para tu club.

Por otro lado, si los deportistas son menores de edad, todo el personal que trabaje con ellos deberá tener un certificado de delitos de naturaleza sexual.

Responsabilidad Activa

La disposición adicional decimoctava de la LOPD establece que:

La Agencia Española de Protección de Datos desarrollará, con la colaboración, cuando sea precisa, de todos los actores implicados, las herramientas, guías, directrices y orientaciones que resulten precisas para dotar a los profesionales, microempresas y pequeñas y medianas empresas de pautas adecuadas para el cumplimiento de las obligaciones de responsabilidad activa establecidas en el Título IV del Reglamento (UE) 2016/679 y en el Título V de esta ley orgánica.

Ahora las obligaciones no son sólo las que pone el BOE. Desde la entrada en vigor de la Ley Orgánica 3/2018, la obligación de cada empresa es estar pendiente de todo lo que vaya publicando la Agencia Española de Protección de Datos.

Si tu empresa quiere PODER DEMOSTRAR que cumple este principio de responsabilidad activa, tienes dos opciones:

1. Asignar uno de los empleados, (preferiblemente un experto en protección de datos) para que revise periódicamente todas las publicaciones de la AEPD y decida qué es lo que resulta de aplicación, y lo implemente en la empresa.
2. Encargar este trabajo a una empresa especializada en protección de datos.

Empleados de un club deportivo

Si tu club deportivo tiene empleados (administrativos, secretarios, delegados, entrenadores, masajistas, etc) es necesario:

• Informarles debidamente de que tratamos sus datos y de sus derechos.
• Recabar su compromiso de confidencialidad.
• Actualizar el Registro de Actividades de Tratamiento.
• Suscribir un contrato con la asesoría que elabora su nómina, etc.

Nosotros nos encargamos de todas las gestiones y dejamos todos los documentos en la plataforma, siempre al día y sin papeles.

Uso de imágenes

Para poder realizar fotos o vídeos en las actividades que se puedan realizar, debes recabar un consentimiento por escrito de los padres en caso de que se trate de menores de edad y del interesado si es mayor de edad, excepto en el caso de deportistas profesionales, donde los derechos de imagen pueden incluirse en el contrato de trabajo.

Gestión integral informatizada

Toda la documentación relativa a protección de datos que tu club deportivo está obligado a gestionar, la elaboramos y te la dejamos preparada en nuestra plataforma de gestión integral informatizada. La gran ventaja que tiene este sistema es que podemos reaccionar rápidamente y adaptar la documentación a los criterios que vaya estableciendo la Agencia Española de Protección de Datos, cumpliendo así perfectamente el principio de Responsabilidad Activa.

Asesoramiento continuo

¿Qué hago con las fichas de los deportistas que ya no están en el club?, ¿cuánto tiempo las debo conservar?

¿Qué tipos de datos se pueden comunicar a un patrocinador?

¿Qué tipo de datos médicos de los deportistas trata el club?, ¿cuál es la mejor manera de gestionarlos?

Para cualquier duda que surja en tu club deportivo, estamos a tu disposición.

Asistencia en caso de Inspección

Asistimos a tu club deportivo para responder requerimientos, incluyendo el asesoramiento ante procedimientos de inspección de la Agencia Española de Protección de Datos.

Garantía de servicio. Seguro R.C.

Somos especialistas en protección de datos y nos comprometemos a asesorarte y ayudarte a gestionar las obligaciones en materia de protección de datos con la mayor diligencia. La calidad en el asesoramiento te la garantizamos además, con un seguro de responsabilidad civil con un capital asegurado de 600.000 euros para responder ante cualquier deficiencia en el asesoramiento en protección de datos que resulte en un perjuicio para tu club deportivo.