Obligación por ser Administrador de Fincas.

Como administrador de fincas, tienes que poder acreditar que has hecho lo necesario para que cada una de las fincas que administras cumpla la legislación de protección de datos: La Ley Orgánica de Protección de Datos (Ley 3/2018) y el Reglamento General de Protección de Datos. Esto es literalmente lo que te exige la Agencia de Protección de Datos en la Guía «Protección de Datos y Administración de Fincas».

Acceso a datos de la Comunidad

La Ley de Propiedad Horizontal obliga al Administrador a custodiar, a disposición de los propietarios la documentación de la comunidad. Pero El Tribunal Constitucional señala que CADA SOLICITUD DEBERÁ EXAMINARSE PARA DETERMINAR, si el acceso a la documentación cumple el principio de proporcionalidad y resulta idóneo, necesario y equilibrado para la finalidad perseguida, en caso contrario no procederá el acceso a la documentación.

Una entrega de documentación a un propietario que resulte «excesiva para la finalidad planteada» puede suponer una sanción importante a la Comunidad, (Que te podrán derivar al administrador). Compruébalo en este video.

Una decisión importante es, si quieres asumir como Administrador esa responsabilidad o si refieres que la asuma ADELOPD, como experto en protección de datos.

Portal de Derechos para Comunidades de Propietarios

La Agencia Española de Protección de Datos, en su Hoja de Ruta para implantar la LOPD recomienda a todos los que estén obligados a Adoptar los MECANISMOS Y PROCEDIMIENTOS para el ejercicio de derechos utilizando servicios web siempre que sea posible.

Preparamos un Portal de Derechos para cada una de tus comunidades de propietarios, que permite tanto a los propietarios, como a terceros interesados solicitar el ejercicio de Derechos «como la AEPD manda».

• Mantenemos cada portal según las recomendaciones de la AEPD.
• Cada solicitud de ejercicio de derechos, nos llega a la vez a nosotros y a tu despacho, con lo que nos aseguramos que ninguna solicitud no atendida pueda derivar en una inspección.

 Tienes más información aquí: Portal de Derechos para Comunidades de Propietarios.

Asesoramiento en la comunicación con propietarios.

Como buen Administrador, necesitarás mecanismos eficaces para comunicarte con los propietarios. 

Además del correo electrónico, hay muchas alternativas tecnológicas que te pueden ayudar (o complicar la vida) dependiendo de tu elección: Aplicaciones específicas, grupos de Whatsapp (que suelen ser una pesadilla para los administradores), canales de Telegram (ideales para difundir mensajes pero no para recibir) o incluso bots de Telegram que te permitan prestar servicio 24 horas de manera individualizada.

Te ayudamos a implementar y seleccionar los mejores mecanismos de comunicación con los propietarios.

Registro de Actividades de Tratamiento

Cada Comunidad de Propietarios ha de tener preparado, a disposición de la Agencia Española de Protección de Datos, un documento denominado «Registro de Actividades de Tratamiento de Datos Personales», en el que se detalle:

• Base jurídica que legitima el tratamiento.
• Fines del tratamiento
• Colectivo de personas afectadas
• Categorías de datos que se tratan
• Categorías de destinatarios a los que se pueden comunicar datos personales
• Transferencias internaciones
• Plazos de supresión de los datos personales
• Medidas de seguridad aplicables

Proveedores con garantías suficientes

Cada una de tus comunidades necesita proveedores: electricistas, fontaneros, cerrajeros, pintores, empresas multiservicios, etc, Una obligación muy importante es elegir proveedores con suficientes garantías en materia de protección de datos, así como tener firmados los contratos con los proveedores con las cláusulas de confidencialidad y protección de datos. El no hacerlo así, puede tener graves consecuencias para la comunidad (que te pueden derivar a ti, por haber elegido mal al proveedor). Compruébalo en este video.

Responsabilidad Activa

Todas las entidades que gestionen datos personales han de respetar el principio de «Responsabilidad Activa» que consiste en prevenir y reaccionar ante los cambios técnicos y legales que puedan afectar a la gestión de la privacidad. Para poder acreditar este principio, han de estar pendientes de las herramientas, guías, directrices y orientaciones que publique la Agencia Española de Protección de Datos. Para ti, como Administrador de Fincas, y para cada una  de tus Comunidades de Propietarios son de aplicación directa:

• La Guía de Administradores de Fincas y Comunidades de Propietarios.
• La Guía de Videovigilancia.

Adelopd monitoriza todas las publicaciones de la Agencia Española de Protección de Datos, manteniéndote informado, y actualizando la documentación necesaria para acreditar el cumplimiento de este principio.

Videovigilancia

Las Comunidades que tienen instalado (o prevén instalar) un sistema de videovigilancia, han de reflejar este tratamiento en el registro de actividades del tratamiento. Además es necesario suscribir un contrato con la empresa instaladora / mantenedora, y también ubicar los carteles informativos normalizados. Los carteles adaptados a la Ley 3/2018 se estructuran con una información en dos capas. La segunda capa de información adicional, la ubicamos en un apartado en nuestra web:

• Para que contenga toda la información requerida en la legislación,
• Para poder actualizarla fácilmente sin necesidad de sustituir los carteles.

Este sistema nos permite reaccionar rápidamente ante cambios en las circunstancias de la comunidad o ante publicaciones de la Agencia Española de Protección de Datos.

Empleados de la Comunidad

Si una Comunidad tiene empleados (portero, jardinero, personal de mantenimiento, etc) es necesario:

• Informarles debidamente de que tratamos sus datos y de sus derechos.
• Recabar su compromiso de confidencialidad.
• Actualizar el Registro de Actividades de Tratamiento.
• Suscribir un contrato con la asesoría que elabora su nómina, etc.

Nosotros nos encargamos de todas las gestiones y dejamos todos los documentos en la plataforma, siempre al día y sin papeles.

Preparadme los documentos para mis empleados

Gestión integral informatizada

Toda la documentación relativa a protección de datos, tanto la tuya como administrador, como la de cada comunidad de propietarios que administres, la elaboramos y te la dejamos preparada en nuestra plataforma de gestión integral informatizada. La gran ventaja que tiene este sistema es que podemos reaccionar rápidamente y adaptar la documentación a los criterios que vaya estableciendo la Agencia Española de Protección de Datos, cumpliendo así perfectamente el principio de Responsabilidad Activa.

Asesoramiento continuo

¿Cual es procedimiento correcto para actuar ante un moroso que debe dinero a la comunidad para hacer compatible la Ley de Propiedad Horizontal y la Ley de Protección de Datos?

¿Tiene derecho un propietario a instalar una cámara para vigilar su garaje? ¿Qué requisitos ha de cumplir y cual ha de ser el procedimiento?

Trabajamos en estrecha colaboración contigo para resolver cualquier duda que surja en las comunidades de propietarios que administras.

Asistencia en caso de Inspección

Te asistimos, tanto a ti, como administrador de fincas, como a cada una de tus comunidades para responder requerimientos, incluyendo el asesoramiento ante procedimientos de inspección de la Agencia Española de Protección de Datos,

Garantía de servicio. Seguro R.C.

Somos especialistas en protección de datos y nos comprometemos a asesorarte y ayudarte a gestionar las obligaciones en materia de protección de datos con la mayor diligencia. La calidad en el asesoramiento te la garantizamos además, con un seguro de responsabilidad civil con un capital asegurado de 600.000 euros para responder ante cualquier deficiencia en el asesoramiento en protección de datos que resulte en un perjuicio para ti, como administrador o para tus comunidades.