Obligaciones de las academias y centros de formación

Cada academia o centro de formación está obligado a cumplir la Ley Orgánica de Protección de Datos (Ley 3/2018) y el Reglamento General de Protección de Datos. Sus obligaciones son básicamente las siguientes.

Acceso a datos de los alumnos

Desde que una persona muestra interés en contratarte, has de poder gestionar toda la documentación (expedientes, facturas…) conforme a la legislacíon de protección de datos.

En Adelopd te ayudamos a gestionar la relación con tus clientes.

Registro de Actividades de Tratamiento

Cada academia o centro de formación ha de tener preparado, a disposición de la Agencia Española de Protección de Datos, un documento denominado «Registro de Actividades de Tratamiento de Datos Personales», en el que se detalle:

• Base jurídica que legitima el tratamiento
• Fines del tratamiento
• Colectivo de personas afectadas
• Categorías de datos que se tratan
• Categorías de destinatarios a los que se pueden comunicar datos personales
• Plazos de supresión de los datos personales
• Medidas de seguridad aplicables

Proveedores con garantías suficientes

Tu academia o centro de formación necesita proveedores: asesorías, profesores externos, proveedores de actividades con menores , etc. Una obligación muy importante es elegir proveedores con suficientes garantías en materia de protección de datos, así como tener firmados los contratos con los proveedores con las cláusulas de confidencialidad y protección de datos. El no hacerlo así, puede tener graves consecuencias para tu academia o centro de formación.

Responsabilidad Activa

La disposición adicional decimoctava de la LOPD establece que:

La Agencia Española de Protección de Datos desarrollará, con la colaboración, cuando sea precisa, de todos los actores implicados, las herramientas, guías, directrices y orientaciones que resulten precisas para dotar a los profesionales, microempresas y pequeñas y medianas empresas de pautas adecuadas para el cumplimiento de las obligaciones de responsabilidad activa establecidas en el Título IV del Reglamento (UE) 2016/679 y en el Título V de esta ley orgánica.

Ahora las obligaciones no son sólo las que pone el BOE. Desde la entrada en vigor de la Ley Orgánica 3/2018, la obligación de cada empresa es estar pendiente de todo lo que vaya publicando la Agencia Española de Protección de Datos.

Si tu empresa quiere PODER DEMOSTRAR que cumple este principio de responsabilidad activa, tienes dos opciones:

1. Asignar uno de los empleados, (preferiblemente un experto en protección de datos) para que revise periódicamente todas las publicaciones de la AEPD y decida qué es lo que resulta de aplicación, y lo implemente en la empresa.
2. Encargar este trabajo a una empresa especializada en protección de datos.

Videovigilancia

Si tu academia tiene instalado o prevé instalar un sistema de videovigilancia, hay que reflejar este tratamiento en el registro de actividades del tratamiento, es necesario suscribir un contrato con la empresa instaladora / mantenedora, y también ubicar los carteles informativos normalizados. Los carteles adaptados a la Ley 3/2018 se estructuran con una información en dos capas. La segunda capa de información adicional, la ubicamos en un apartado en nuestra web:

• Para que contenga toda la información requerida en la legislación.
• Para poder actualizarla fácilmente sin necesidad de sustituir los carteles.

Este sistema nos permitirá reaccionar rápidamente ante cambios en las circunstancias de tu academia o ante publicaciones de la Agencia Española de Protección de Datos.

Empleados de la academia o centro de formación

Si la academia o centro de formación tiene empleados (profesores, administrativos, personal de mantenimiento, etc) es necesario:

• Informarles debidamente de que tratamos sus datos y de sus derechos.
• Recabar su compromiso de confidencialidad.
• Actualizar el Registro de Actividades de Tratamiento.
• Suscribir un contrato con la asesoría que elabora su nómina, etc.

Nosotros nos encargamos de todas las gestiones y dejamos todos los documentos en la plataforma, siempre al día y sin papeles.

Plataformas de formación on-line

Tu academia o centro de formación utiliza una plataforma de formación on-line de otra empresa? (con o sin marca blanca).

Dependiendo del tipo de relación que tengas contratado con la empresa de la plataforma, los datos de los alumnos serán solo tuyos o los compartirás con dicha empresa.

Nosotros te recomendamos sobre el tipo de contrato a escoger.

Uso de imágenes

Para poder realizar fotos o vídeos en las actividades que se puedan realizar o para promocionar tu academia o centro de formación en la web y redes sociales, debes recabar un consentimiento por escrito de los padres en caso de que se trate de menores de edad y del interesado si es mayor de edad.

Gestión integral informatizada

Toda la documentación relativa a protección de datos que tu academia o centro de formación está obligada a gestionar, la elaboramos y te la dejamos preparada en nuestra plataforma de gestión integral informatizada. La gran ventaja que tiene este sistema es que podemos reaccionar rápidamente y adaptar la documentación a los criterios que vaya estableciendo la Agencia Española de Protección de Datos, cumpliendo así perfectamente el principio de Responsabilidad Activa.

Asesoramiento continuo

¿Cómo hay que gestionar la matriculación de menores de edad?

¿Grabas todas o alguna sesión de formación?

Para cualquier duda que surja en tu academia o centro de formación, estamos a tu disposición.

Asistencia en caso de Inspección

Asistimos a tu academia o centro de formación para responder requerimientos, incluyendo el asesoramiento ante procedimientos de inspección de la Agencia Española de Protección de Datos.

Garantía de servicio. Seguro R.C.

Somos especialistas en protección de datos y nos comprometemos a asesorarte y ayudarte a gestionar las obligaciones en materia de protección de datos con la mayor diligencia. La calidad en el asesoramiento te la garantizamos además, con un seguro de responsabilidad civil con un capital asegurado de 600.000 euros para responder ante cualquier deficiencia en el asesoramiento en protección de datos que resulte en un perjuicio para tu academia o centro de formación.