Una hermandad, con independencia de sus fines de culto público y de su estación de penitencia, es al fin y al cabo un grupo, más o menos numeroso, de personas, y sus miembros, como tales, tienen datos que es necesario preservar de forma adecuada.
La gestión de los archivos con la información personal de quienes forman parte de la cofradía o tienen una relación de cualquier forma con ella es uno de los retos a los que se enfrentan las hermandades en los próximos años y son pocas las que, por el momento, lo han resuelto. Los expertos advierten de que hay varios pasos imprescindibles que una entidad que maneja datos de muchos cientos de personas no puede obviar.
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