por Vicente | Oct 7, 2019 | PROTECCION DATOS
Una duda frecuente que suelen tener las empresas es si la adecuación a la legislación de protección de datos (nueva LOPD + RGPD) es un trabajo puntual, que se contrata una sola vez, o si es un trabajo recurrente que necesitan renovar.
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en su artículo quinto ya establece obligaciones para que cada Responsable del Tratamiento de Datos Personales: «… garantice una seguridad adecuada incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental, mediante la aplicación de medidas técnicas u organizativas apropiadas» y que «El Responsable del Tratamiento … será capaz de demostrar el cumplimiento (responsabilidad proactiva)»
El problema desde un punto de vista práctico viene a la hora de decidir cuáles son las medidas técnicas y organizativas ADECUADAS, ya que en el antiguo reglamento estaban incluidas y en el nuevo reglamento se han dejado fuera a propósito.
¿Por qué no han publicado un reglamento tan concreto como el anterior? Básicamente porque se han dado cuenta que la tecnología corre más que los reglamentos. Y el anterior Reglamento publicado en 2007, se quedó obsoleto a los pocos meses de su entrada en vigor.
Entre 2007 y 2018 una empresa se podía permitir tener una «carpeta LOPD» en la que adaptaba a su empresa las medidas de seguridad «publicadas en el BOE». Si tenía datos de nivel básico, con eso «cubría el expediente».
¿Qué debe hacer ahora una empresa para cumplir la legislación de protección de datos?
La clave nos la da la disposición adicional decimoctava de la nueva LOPD: «Criterios de Seguridad: La Agencia Española de Protección de Datos desarrollará, con la colaboración, cuando sea precisa, de todos los actores implicados, las herramientas, guías, directrices y orientaciones que resulten precisas para dotar a los profesionales, microempresas y pequeñas y medianas empresas de pautas adecuadas para el cumplimiento de las obligaciones de responsabilidad activa …»
Así pues, la obligación que tiene una empresa es estar pendiente de todas las publicaciones de la AEPD y adaptar aquellas que sean adecuadas a su sector y a su forma de trabajo y esto puede hacerlo de dos maneras.
– Con un empleado en plantilla que asuma esta función.
– Contratando este servicio con una empresa especializada.
De un modo u otro, tenga claro que para cumplir la actual legislación de protección de datos no basta con tener una «carpeta LOPD» en una estantería. Cada empresa tiene que monitorizar, de manera interna o contratando con un experto externo, todas las publicaciones de la AEPD y trasladar lo que le sea de aplicación a sus protocolos de trabajo, y a las medidas de seguridad, y tenerlo todo documentado para poder demostrar el cumplimiento.
por Vicente | Sep 23, 2019 | PROTECCION DATOS
Una de las obligaciones que tiene una empresa cuando implanta la gestión de la protección de datos es la de que todos sus trabajadores firmen el compromiso de confidencialidad.
Este documento suele ser diferente si el trabajador trata datos (como todos los que tienen equipos informáticos) o no debe tratarlos, pero por su trabajo puede tener acceso (por ejemplo, los mozos de almacén que no manejan ordenador pero sí ven las etiquetas de envío con el nombre y dirección de los clientes).
La Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos de Carácter Personal y Garantía de Derechos Digitales obliga a las empresas en su artículo 5:
Artículo 5. Deber de confidencialidad.
1. Los responsables y encargados del tratamiento de datos así como todas las personas que intervengan en cualquier fase de este estarán sujetas al deber de confidencialidad al que se refiere el artículo 5.1.f) del Reglamento (UE) 2016/679.
2. La obligación general señalada en el apartado anterior será complementaria de los deberes de secreto profesional de conformidad con su normativa aplicable.
3. Las obligaciones establecidas en los apartados anteriores se mantendrán aun cuando hubiese finalizado la relación del obligado con el responsable o encargado del tratamiento.
¿Qué hacer si un trabajador se niega a firmar el compromiso de confidencialidad? ¿Se le puede obligar?
Sí. Y hay precedentes legales de despido de un trabajador por negarse a firmar el compromiso de confidencialidad. El Tribunal Superior de Justicia de Madrid, en esta sentencia, avala el despido de una trabajadora por negarse a firmar dicho documento.
por Vicente | May 20, 2019 | PROTECCION DATOS
Hoy puedes escuchar la entrevista realizada a nuestro director, Vicente Ribes, en el podcast Acelerando Empresas.
por Vicente | May 10, 2019 | PROTECCION DATOS
El día 12 entra en vigor la obligación del Registro de la Jornada Laboral, obligatorio para todas las empresas en virtud del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo.
La legitimación de este tratamiento es la obligación legal derivada del citado Real Decreto. Por ese motivo no es necesario recabar el consentimiento de tus empleados. Pero sí debes informarles de la obligación del tratamiento y de las consecuencias derivadas del mismo.
¿Qué implicaciones tiene respecto a la legislación de protección de datos?
Va a depender de cómo tengas previsto gestionar esta obligación en tu empresa. Las opciones más frecuentes son estas:
Registro en soporte papel.
Cada empleado debe rellenar una hoja de registro (lo más razonable parece una hoja al mes) que deberás archivar durante cuatro años.
Nosotros te proponemos este modelo en pdf y esta hoja de cálculo en excel.
Te adjuntamos también una hoja de cálculo para que puedas comprobar si un empleado se pasa o no de horas.
Registro en aplicación móvil o PC.
Una manera alternativa, eliminando todo el papeleo, consiste en contratar un servicio, que generalmente se implementa mediante aplicación en el teléfono móvil del empleado.
Si quieres implantar un sistema de este tipo en tu empresa, informa a tu consultor para que gestionemos el contrato de encargado del tratamiento con el proveedor que vayas a contratar o que hayas contratado.
Sistema de control de accesos, mediante código, tarjeta, huella dactilar o reconocimiento facial.
Si utilizas un sistema basado en código o en tarjeta, no tienes que recabar ningún consentimiento.
Ahora bien, si utilizas un control de accesos basado en huella dactilar o reconocimiento facial (ambos considerados datos biométricos) necesitas poder acreditar el consentimiento expreso del trabajador (ver Artículo 9 del Reglamento UE 679/2016). Si este es tu caso, coméntaselo a tu consultor y te facilitará un modelo para que tus empleados puedan darte su consentimiento.
Ten en cuenta que dependiendo del software que utilices para gestionar este control de accesos, también será necesario un contrato de encargado del tratamiento con la empresa proveedora.
por Vicente | Dic 7, 2018 | PROTECCION DATOS
Ayer, 6 de diciembre de 2018, día de la Constitución Española, se publicó en el BOE la nueva Ley Orgánica de Protección de Datos, que viene a actualizar la ley de 1999, y a complementar el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
La LOPD se pone al día para desarrollar los contenidos del RGPD, por lo que todos los trabajos de adaptación al RGPD realizados por las empresas siguen siendo válidos. No obstante sí incide en determinados aspectos que van a suponer cambios en el día a día de las empresas. De los muchos cambios que incorpora, y que iremos analizando en los próximos meses, en el día de su estreno queremos destacar varios de ellos:
- Modifica el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores para reforzar los derechos de los trabajadores añadiendo al artículo 14 el punto j bis) A la intimidad en el uso de dispositivos digitales puestos a su disposición y frente al uso de dispositivos de videovigilancia y geolocalización, así como a la desconexión digital en los términos establecidos en la legislación vigente en materia de protección de datos personales y garantía de los derechos digitales.<
Ahora las empresas tendrán que revisar las normas internas de uso de teléfonos móviles, aplicaciones de geoposicionamiento, videovigilancia, etc.
- El artículo 5 de la LOPD refuerza la obligación de las empresas en cuanto a confidencialidad (y secreto profesional si se aplica a la profesión). Esto clarifica un tanto la necesidad que tienen las empresas de exigir la confidencialidad de sus trabajadores. No sólo de los que tratan datos (comerciales, administración…) sino también de los que pueden tener acceso (personal de almacén que sabe qué envía a qué cliente).
- El artículo 22 es específico de tratamiento de Videovigilancia, haciendo referencia a los nuevos modelos de carteles informativos, donde la información de la «segunda capa» propuesta por la AEPD se realizará mediante el enlace a una dirección de internet. Es importante que las empresas que tienen tratamiento de videovigilancia sustituyan los carteles antiguos por los nuevos y que elaboren una página de internet con toda la información exigible.
- La disposición adicional decimosexta modifica la ley Ley 3/1991, de 10 de enero, de Competencia Desleal y pasan a considerarse prácticas agresivas (desleales y sancionables) las siguientes:
a) Actuar con intención de suplantar la identidad de la Agencia Española de Protección de Datos o de una autoridad autonómica de protección de datos en la realización de cualquier comunicación a los responsables y encargados de los tratamientos o a los interesados.
b) Generar la apariencia de que se está actuando en nombre, por cuenta o en colaboración con la Agencia Española de Protección de Datos o una autoridad autonómica de protección de datos en la realización de cualquier comunicación a los responsables y encargados de los tratamientos en que la remitente ofrezca sus productos o servicios.
c) Realizar prácticas comerciales en las que se coarte el poder de decisión de los destinatarios mediante la referencia a la posible imposición de sanciones por incumplimiento de la normativa de protección de datos personales.Así que a partir de ahora, las empresas que se dedican a asustar a otras mediante llamadas telefónicas del tipo «Hemos visto que su empresa no cumple la ley de protección de datos, y si quiere evitar una sanción es imprescindible que nos compre…» podrán ser denunciadas.
- La disposición adicional decimooctava establece que la Agencia Española de Protección de Datos desarrollará, con la colaboración, cuando sea precisa, de todos los actores implicados, las herramientas, guías, directrices y orientaciones que resulten precisas para dotar a los profesionales, microempresas y pequeñas y medianas empresas de pautas adecuadas para el cumplimiento de las obligaciones de responsabilidad activa. Así que, a partir de ahora es imprescindible estar pendiente de las publicaciones de la AEPD para trasladar sus recomendaciones a los sistemas de las empresas.
En ADELOPD seguimos trabajando en la actualización continua de nuestro sistema informatizado de gestión de la protección de datos, para que en combinación con la experiencia de nuestros consultores, nuestros clientes puedan tener la seguridad de que les estamos ayudando a gestionar todas estas novedades, haciendo que les resulte más sencillo cumplir en todo momento la legislación de protección de datos.
