Obligaciones de las fábricas

Cada fábrica está obligada a cumplir la Ley Orgánica de Protección de Datos (Ley 3/2018) y el Reglamento General de Protección de Datos.  Sus obligaciones son básicamente las siguientes.

Tratamiento de datos de los clientes y contactos

En tu actividad necesitas tratar datos, tanto de clientes habituales, como de clientes puntuales, como de personas de contacto que todavía no son clientes.
Puedes captar datos a través de tu web, mediante visitas comerciales, en stands de ferias donde expongas…
En Adelopd revisamos todos los procedimientos para que no cometas infracciones graves.

Registro de Actividades de Tratamiento

Cada fabricante ha de tener preparado, a disposición de la Agencia Española de Protección de Datos, un documento denominado «Registro de Actividades de Tratamiento de Datos Personales», en el que se detalle:

• Base jurídica que legitima el tratamiento
• Fines del tratamiento
• Colectivo de personas afectadas
• Categorías de datos que se tratan
• Categorías de destinatarios a los que se pueden comunicar datos personales
• Transferencias internacionales
• Plazos de supresión de los datos personales
• Medidas de seguridad aplicables

Proveedores con garantías suficientes

Tu fábrica necesita proveedores: agentes comerciales, colaboradores para servicio post-venta, asesorías, mantenimiento de instalaciones, prevención de riesgos laborales, etc, Una obligación muy importante es elegir proveedores con suficientes garantías en materia de protección de datos, así como tener firmados los contratos con los proveedores con las cláusulas de confidencialidad y protección de datos. El no hacerlo así, puede tener graves consecuencias para tu fábrica.

Responsabilidad Activa

La disposición adicional decimoctava de la LOPD establece que:

La Agencia Española de Protección de Datos desarrollará, con la colaboración, cuando sea precisa, de todos los actores implicados, las herramientas, guías, directrices y orientaciones que resulten precisas para dotar a los profesionales, microempresas y pequeñas y medianas empresas de pautas adecuadas para el cumplimiento de las obligaciones de responsabilidad activa establecidas en el Título IV del Reglamento (UE) 2016/679 y en el Título V de esta ley orgánica.

Ahora las obligaciones no son sólo las que pone el BOE. Desde la entrada en vigor de la Ley Orgánica 3/2018, la obligación de cada empresa es estar pendiente de todo lo que vaya publicando la Agencia Española de Protección de Datos.

Si tu empresa quiere PODER DEMOSTRAR que cumple este principio de responsabilidad activa, tienes dos opciones:

1. Asignar uno de los empleados, (preferiblemente un experto en protección de datos) para que revise periódicamente todas las publicaciones de la AEPD y decida qué es lo que resulta de aplicación, y lo implemente en la empresa.
2. Encargar este trabajo a una empresa especializada en protección de datos.

Videovigilancia

Si tu fábrica tiene instalado o prevé instalar un sistema de videovigilancia, hay que reflejar este tratamiento en el registro de actividades del tratamiento, es necesario suscribir un contrato con la empresa instaladora / mantenedora, y también ubicar los carteles informativos normalizados. Los carteles adaptados a la Ley 3/2018 se estructuran con una información en dos capas. La segunda capa de información adicional, la ubicamos en un apartado en nuestra web:

• Para que contenga toda la información requerida en la legislación,
• Para poder actualizarla fácilmente sin necesidad de sustituir los carteles.

Este sistema nos permite reaccionar rápidamente ante cambios en las circunstancias de tu fábrica o ante publicaciones de la Agencia Española de Protección de Datos.

Empleados de la fábrica

Si la fábrica tiene empleados (administrativos, personal de ventas, personal de almacén, etc) es necesario:

• Informarles debidamente de que tratamos sus datos y de sus derechos.
• Recabar su compromiso de confidencialidad.
• Actualizar el Registro de Actividades de Tratamiento.
• Suscribir un contrato con la asesoría que elabora su nómina, etc.

Nosotros nos encargamos de todas las gestiones y dejamos todos los documentos en la plataforma, siempre al día y sin papeles.

Garantías y servicio post-venta

Depende de los productos que fabriques, puede ser interesante diseñar estrategias para recabar datos de tus clientes finales, que en muchas ocasiones no tendrías. (Por ejemplo para que registren el producto en tu web para activar las garantías).

En Adelopd te ayudamos a diseñar una estrategia de gestión de datos para maximizar el rendimiento de tu empresa.

Gestión integral informatizada

Toda la documentación relativa a protección de datos que tu fábrica está obligada a gestionar, la elaboramos y te la dejamos preparada en nuestra plataforma de gestión integral informatizada. La gran ventaja que tiene este sistema es que podemos reaccionar rápidamente y adaptar la documentación a los criterios que vaya estableciendo la Agencia Española de Protección de Datos, cumpliendo así perfectamente el principio de Responsabilidad Activa.

Asesoramiento continuo

¿Necesitas subcontratar parte de tus servicios? ¿Actúa tu fábrica como subcontratista de un proveedor principal? La Ley del Estatuto de los trabajadores te habilita (y obliga) a realizar ciertas comunicaciones de datos entre el contratista principal y los subcontratistas.

Dicha finalidad se puede conseguir con distintos tipos de datos. No es lo mismo enviar un resguardo del pago de la nómina que una declaración responsable del trabajador de que ha cobrado la nómina. En este ejemplo, el primero sería excesivo, inadecuado, (y sancionable), el segundo sería el correcto.

Deja que te ayudemos a cumplir la legislación de protección de datos.

Asistencia en caso de Inspección

Asistimos a tu fábrica para responder requerimientos, incluyendo el asesoramiento ante procedimientos de inspección de la Agencia Española de Protección de Datos.

Garantía de servicio. Seguro R.C.

Somos especialistas en protección de datos y nos comprometemos a asesorarte y ayudarte a gestionar las obligaciones en materia de protección de datos con la mayor diligencia. La calidad en el asesoramiento te la garantizamos además, con un seguro de responsabilidad civil con un capital asegurado de 600.000 euros para responder ante cualquier deficiencia en el asesoramiento en protección de datos que resulte en un perjuicio para tu fábrica.