Obligaciones de los gimnasios y otros centros deportivos

Cada gimnasio o centro deportivo está obligado a cumplir la Ley Orgánica de Protección de Datos (Ley 3/2018) y el Reglamento General de Protección de Datos.  Sus obligaciones son básicamente las siguientes.

Acceso a datos de los clientes

Desde que una persona muestra interés en contratar el servicio, has de poder gestionar toda la documentación (datos médicos, facturas…) conforme a la legislacíon de protección de datos.

En Adelopd te ayudamos a gestionar la relación con tus clientes.

Registro de Actividades de Tratamiento

Cada gimnasio o centro deportivo ha de tener preparado, a disposición de la Agencia Española de Protección de Datos, un documento denominado «Registro de Actividades de Tratamiento de Datos Personales», en el que se detalle:

• Base jurídica que legitima el tratamiento
• Fines del tratamiento
• Colectivo de personas afectadas
• Categorías de datos que se tratan
• Categorías de destinatarios a los que se pueden comunicar datos personales
• Transferencias internacionales
• Plazos de supresión de los datos personales
• Medidas de seguridad aplicables

Proveedores con garantías suficientes

Tu gimnasio necesita proveedores: profesionales externos (entrenadores personales, nutricionistas, médicos, etc), asesorías, organizadores de eventos, etc. Una obligación muy importante es elegir proveedores con suficientes garantías en materia de protección de datos, así como tener firmados los contratos con los proveedores con las cláusulas de confidencialidad y protección de datos. El no hacerlo así, puede tener graves consecuencias para tu gimnasio o centro deportivo.

Responsabilidad Activa

La disposición adicional decimoctava de la LOPD establece que:

La Agencia Española de Protección de Datos desarrollará, con la colaboración, cuando sea precisa, de todos los actores implicados, las herramientas, guías, directrices y orientaciones que resulten precisas para dotar a los profesionales, microempresas y pequeñas y medianas empresas de pautas adecuadas para el cumplimiento de las obligaciones de responsabilidad activa establecidas en el Título IV del Reglamento (UE) 2016/679 y en el Título V de esta ley orgánica.

Ahora las obligaciones no son sólo las que pone el BOE. Desde la entrada en vigor de la Ley Orgánica 3/2018, la obligación de cada empresa es estar pendiente de todo lo que vaya publicando la Agencia Española de Protección de Datos.

Si tu empresa quiere PODER DEMOSTRAR que cumple este principio de responsabilidad activa, tienes dos opciones:

1. Asignar uno de los empleados, (preferiblemente un experto en protección de datos) para que revise periódicamente todas las publicaciones de la AEPD y decida qué es lo que resulta de aplicación, y lo implemente en la empresa.
2. Encargar este trabajo a una empresa especializada en protección de datos.

Videovigilancia

Si tu gimnasio o centro deportivo tiene instalado o prevé instalar un sistema de videovigilancia, hay que reflejar este tratamiento en el registro de actividades del tratamiento, es necesario suscribir un contrato con la empresa instaladora / mantenedora, y también ubicar los carteles informativos normalizados. Los carteles adaptados a la Ley 3/2018 se estructuran con una información en dos capas. La segunda capa de información adicional, la ubicamos en un apartado en nuestra web:

• Para que contenga toda la información requerida en la legislación,
• Para poder actualizarla fácilmente sin necesidad de sustituir los carteles.

Este sistema nos permite reaccionar rápidamente ante cambios en las circunstancias de tu gimnasio o centro deportivo o ante publicaciones de la Agencia Española de Protección de Datos.

Empleados de un gimnasio o centro deportivo

Si tu gimnasio o centro deportivo deportivo tiene empleados (monitores, administrativos, personal de mantenimiento, etc) es necesario:

• Informarles debidamente de que tratamos sus datos y de sus derechos.
• Recabar su compromiso de confidencialidad.
• Actualizar el Registro de Actividades de Tratamiento.
• Suscribir un contrato con la asesoría que elabora su nómina, etc.

Nosotros nos encargamos de todas las gestiones y dejamos todos los documentos en la plataforma, siempre al día y sin papeles.

Uso de imágenes

Si el gimnasio o centro deportivo desea realizar vídeos o fotografías para promocionarse o publicarlo en las redes sociales o en su página web, debes recabar un consentimiento por escrito de los padres en caso de que se trate de menores de edad y del interesado si es mayor de edad.

Sistema de acceso biométrico

Un control de acceso biométrico es un sistema de identificación que reconoce a usuarios y admite o restringe la entrada a edificios mediante el uso de una cerradura eléctrica. Permite, además, conocer quién ha accedido a las instalaciones y saber a qué hora lo ha hecho e incluso llevar un registro de ello.

Ojo, no serías el primer gimnasio o centro deportivo que es sancionado por pedir huellas dactilares a clientes, para que esto no ocurra, en Adelopd te asesoramos sobre la mejor manera de gestionar los accesos.

Gestión integral informatizada

Toda la documentación relativa a protección de datos que tu gimnasio o centro deportivo está obligado a gestionar, la elaboramos y te la dejamos preparada en nuestra plataforma de gestión integral informatizada. La gran ventaja que tiene este sistema es que podemos reaccionar rápidamente y adaptar la documentación a los criterios que vaya estableciendo la Agencia Española de Protección de Datos, cumpliendo así perfectamente el principio de Responsabilidad Activa.

Asesoramiento continuo

Para cualquier duda que surja en tu gimnasio o centro deportivo, estamos a tu disposición.

Asistencia en caso de Inspección

Asistimos a tu gimnasio o centro deportivo para responder requerimientos, incluyendo el asesoramiento ante procedimientos de inspección de la Agencia Española de Protección de Datos.

Garantía de servicio. Seguro R.C.

Somos especialistas en protección de datos y nos comprometemos a asesorarte y ayudarte a gestionar las obligaciones en materia de protección de datos con la mayor diligencia. La calidad en el asesoramiento te la garantizamos además, con un seguro de responsabilidad civil con un capital asegurado de 600.000 euros para responder ante cualquier deficiencia en el asesoramiento en protección de datos que resulte en un perjuicio para tu gimnasio o centro deportivo.